Como organizar as faturas para o contabilista
Talões na carteira, faturas no email e tudo separado por mês à pressa no fim do trimestre. Um método simples para ter as faturas prontas todos os meses, com qualquer ferramenta.
Atualizado a 4 de novembro de 2026. Conteúdo informativo, não é aconselhamento contabilístico, fiscal ou jurídico.
Porque é que as faturas se acumulam
O problema raramente é a fatura: é onde ela fica. O talão do almoço vai para a carteira, a fatura da eletricidade fica no email, a do software numa área de cliente. No fim do trimestre, é preciso encontrar tudo, imprimir o que veio por email e separar por mês. E os talões que entretanto se perderam são despesas que ficam de fora.
1. Um só sítio para todas as faturas
Escolha um único sítio para guardar as faturas da atividade: uma pasta no computador, uma pasta partilhada com o contabilista ou uma app. O que importa é ser sempre o mesmo, para as faturas em papel e para as que chegam em PDF.
2. Guardar no momento, não no fim do mês
Uma fatura guardada no dia em que chega demora segundos. A mesma fatura, procurada três meses depois, demora muito mais, se ainda existir. Fotografe o talão antes de o guardar na carteira e guarde o PDF quando o email chega.
3. Separar por mês
Organize as faturas pelo mês da data da fatura, não pelo dia em que as guardou: uma pasta por mês, ou uma app que as separe sozinha. No fim do mês, o que é desse mês já está junto.
4. Confirmar os dados enquanto se lembra
Data, fornecedor, total, IVA e NIF: verifique-os quando guarda a fatura, enquanto ainda se lembra da despesa. Se faltar alguma coisa, é mais fácil pedir uma segunda via no próprio dia do que meses depois.
5. Separar o que é da atividade
Guarde só as despesas da atividade, ou marque claramente as pessoais. Que despesas contam para a sua atividade é uma pergunta para o seu contabilista.
6. Um envio por mês, no formato combinado
Combine com o contabilista o formato (os ficheiros das faturas, um relatório em PDF ou uma folha de cálculo) e o dia do mês em que envia. Um envio por mês, sempre igual, evita a pilha do fim do trimestre.
O que combinar com o seu contabilista
- Em que formato prefere receber as faturas: os ficheiros, um relatório em PDF ou uma folha de cálculo.
- Com que frequência e até que dia do mês.
- Se precisa dos originais em papel, ou se as imagens e os PDF bastam. Sobre faturas em PDF e digitalização: As faturas em PDF são aceites?.
- Que despesas devem entrar e como tratar as que são em parte pessoais.
Com o Nerivo
O Nerivo segue este método. Fotografa o talão ou partilha o PDF no momento (Digitalizar faturas, Faturas em PDF), o Nerivo lê os dados para os confirmar (Leitura automática) e as despesas ficam separadas por mês. No fim do mês, exporta um relatório em PDF ou CSV para o contabilista (Exportar para o contabilista).
Este guia é meramente informativo e reflete a informação disponível a 4 de novembro de 2026. Não constitui aconselhamento contabilístico, fiscal ou jurídico, nem substitui a consulta de um contabilista certificado: combine sempre com o seu contabilista o que ele precisa.
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